文書に関する基本用語
用語 | 解説 |
発信日付 | その文書を発信した日付のこと。「作成日付」でなく「発信日付」 |
発信番号 | 文書記号・番号など、定められた記号と一連番号を書く。 |
受信者 | 略称でなく正確な名称を記述のこと。会社・団体宛の場合は「御中」、役職名をつけた個人宛の場合は「様」、多数の個人宛には「各位」となる。 |
発信者 | 所属・名前を書き、末尾に押印。名前を略すこともある。 |
件名 | 中央に本文より大きめの字で、内容や趣旨がわかりやすい簡潔なもの |
本文 | 前文は略し、本題に入る。結論を先に書くこと。 |
記書き | 重要事項なため箇条書きで書かれる。 |
文章の終わり | 儀礼的なもの以外は単に「以上」と書かれる。 |
追記 | 「添付資料○○1部」など、名称と枚数を記したもの。 |
ビジネス文書の種類
種類 | 解説 |
通達文書 | 企業の業務や社規、催事などについて最高責任者の決済を受けて出される命令伝達文書。 |
通知文書 | 社内行事の連絡や業務に関する処理方法の変更などを知らせる文書。 |
議事録 | 社内の委員会や連絡会などの会議の日時、出席者、議題、議事内容などを正確に要約して記録した文書。 |
照会状 | 疑問や不明点について相手方に問い合わせ、確認するための文書。 |
上申書 | 社員が上層部に対して自分の責任や権限をこえて意見などを申し出る文書。 |
承諾状 | 取引先相手など先方からの依頼や申し込みに対して、それを承諾することを伝える文書。 |
督促状 | 支払いや納品などが約束の期限より遅れている場合、早く実行されるよう催促するための文書。 |